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19/08/2010 | A arte de delegar

A delegação é o processo de transferência de responsabilidade e autoridade de um supervisor para um subordinado.
A delegação tem um papel predominante como meio facilitador para uma administração moderna e eficaz nos dias atuais. Não se poderia afirmar que descentralização seja o remédio para todos os males das organizações, mas, pode-se dizer que uma administração participativa confere maior flexibilidade às atividades das empresas, cujo resultado final são profissionais menos alienados, mais íntegros e mais integrados aos objetivos da empresa.
A delegação de tarefas é uma função gerencial e muitas vezes associada ao poder e à confiança. Por isso, as pessoas relutam em delegar, com medo de perder poder, de ser cobrado por algo que não fez ou que não pode responder por ele, ou até de perder o cargo.

Por que delegar?
A delegação é um instrumento poderoso nas relações interpessoais e profissionais. É o lado humano da melhoria da qualidade e produtividade no trabalho.

Benefícios para as organizações
• Amplia a criatividade, iniciativa, flexibilidade e capacidade de tomar decisões;
• Permite maiores oportunidades de desenvolvimento profissional;
• Amplia a compreensão do funcionamento da empresa como um sistema;
• Aumenta do comprometimento dos funcionários;

Benefícios para quem delega
• Libera o supervisor das urgências e da sobrecarga de trabalho, que o faz ficar após o expediente, levar trabalho para casa;
• Elimina a necessidade da fiscalização das tarefas, no acúmulo de serviço durante suas férias ou períodos de ausência;
• Desenvolve a equipe, tornando-a mais motivada e mais competente.


Causas da indelegação
• Medo de ficar ocioso ou se tornar dispensável:
Delegação não é para se trabalhar menos e sim para se trabalhar melhor.

• Medo de perder poder:
Pode-se ampliar o seu poder de influência, delegando mais.

• Falta de confiança na capacidade das pessoas:
Usar a delegação como meio para capacitar seus subordinados.

• Acreditar que pode fazer tudo sozinho:
A colaboração dos outros melhora o resultado final



Causas da Indelegação por parte de Delegado
• Falta de questionamento sobre quais tarefas executadas pelo(s) chefe(s) poderiam ser executadas por você.
• Não dizer o que se sente apto a fazer devido ao seu conhecimento e experiência.
• Não dizer o que poderia fazer, caso recebesse treinamento.


Razões de fracasso na delegação
• Escolher uma pessoa pouco indicada
Descobrir mais sobre os conhecimentos e experiências profissional de cada um.
• Escolher uma tarefa pouco indicada para se delegar
Nem tudo é delegável. Algumas tarefas são mais gerenciais, outras operacionais.
• Delegar autoridade acima do grau de maturidade profissional e/ou pessoal
Há subordinados que não estão preparados para receber responsabilidades.
• Delegar responsabilidade, sem delegar autoridade
Sem autoridade é praticamente impossível seguir adiante. Se quem recebeu a tarefa não pode decidir, as chances da delegação de serem bem-sucedidas são reduzidas.
• Delegar apenas tarefas desagradáveis ou rotineiras
A delegação perde força como fator de motivação.
• Abdicar ao invés de delegar:
A delegação no “sufoco” é sempre feita às pressas, malfeitas e acaba agravando os problemas, ao invés de resolvê-los.

Delegação como fator do tempo
Listar todas as tarefas realizadas por você e perguntar:
1. Quais tarefas só você pode fazer?
2. Quais pode dividir com outras pessoas?
3. Quais poderiam ser feitas totalmente por outras pessoas com ou sem orientação?

O método de delegação
OBJETIVO
Transmitir o objetivo, explicar porque a tarefa precisa ser realizada. Não adianta impor uma responsabilidade, se o outro não tem o desejo, a vontade, a consciência de assumí-la.

EXPECTATIVA
Transmissão de como imaginamos que o trabalho ficará depois de pronto.

FEEDBACK - Informação de Retorno
Obter garantia de compreensão do que foi transmitido.

NEGOCIAÇÃO
Forma de estabelecer metas e prazos de comum acordo.
Em primeiro lugar, é preciso despertar o interesse. É isso que estamos tentando, ao cumprir as três etapas anteriores. Depois estabelecer as metas e os prazos, de preferências em comum acordo.

ACOMPANHAMENTO
Diante das alternativas de solução, use frases que estimulem a reflexão:
- “Vamos analisar?”
- “O que aconteceria se adotássemos a 1ª solução?”
- “E se optássemos por uma terceira alternativa?”

MOTIVAÇÃO
A motivação é feita através de palavras de incentivo e gestos de reconhecimento. As palavras de incentivo são os elogios. O elogio deve ser uma comunicação sincera, oportuna, direta e, evidentemente, merecida. É preciso ter cuidado com os elogio. Na presença do grupo, elogie o grupo. Em ouras situações, o elogio se torna inconveniente, porque há pessoas que, ao receber muitos elogios, começam a se superestimar e assumem atitude de superioridade, ficam “mascaradas” e “metidas”.
As palavras de incentivo não precisam ser necessariamente uma longa declaração. Muitas vezes é uma frase curta do tipo: “Valeu”, “Bom trabalho”, “Gostei”. “Isso mesmo!”, “Boa!”, “Senti firmeza”.

Necessidade de fazer críticas
Nem sempre os elogios são possíveis, então as críticas se tornarão necessárias. Críticas constantes podem gerar desmotivação, insegurança, sentimentos de inferioridade, reação de rebeldia e indiferença. Porém, há críticas necessárias para levantar o moral da equipe “Sanduíche de feedback”:
• Começa-se com um comentário positivo sobre o desempenho da pessoa;
• Em seguida, menciona-se o que precisa ser melhorado;
• Finaliza-se com um comentário positivo sobre o seu potencial para superar o fato.
Essa alternância entre positivo, negativo, positivo cria o “sanduíche de feedback” e esvazia o ressentimento e a defensividade, que uma crítica agressiva pode despertar.

Níveis de Delegação
Todas as tarefas delegadas demandam responsabilidade de realizá-la, mas nem todas requerem o mesmo nível de autoridade.
Nível 1: Relata-me os fatos e eu decido o que fazer.
Nível 2: Você recomenda.
Nível 3: Apresente o que pretende fazer.
Nível 4: Mostre o que pretende fazer.
Nível 5: Mostre o que fez.
Nível 6: Pode fazer tudo.

A decisão final é da chefia (nível 1).
A delegação plena de autoridade (nível 6).
Quando o subordinado não é mais um iniciante na função, é comum usar o nível 2.
O nível 3 avança um pouco mais na tomada de decisão por parte de quem recebe a tarefa.
No nível 4 o delegante se concentra em acompanhar o desenvolvimento da pessoa.
No nível 5 o delegado decide e informa o chefe da decisão.
No nível 6 a tarefa passa a ser parte integrante das atribuições do subordinado

Escolha da pessoa indicada
Considerar os seguintes aspectos antes de escolher uma pessoa para delegar:
Conhecimento: adquirido através de graduações, cursos de aperfeiçoamento.
Experiência: prática que possui em realizar tarefas semelhantes.
Criatividade: propostas de melhoria e/ou soluções inéditas apresentadas.
Eficácia: vezes em que obteve os resultados desejados ou superou as expectativas.
Autonomia: capacidade de analisar problemas, tomar decisões e implantá-las.
Visão de Negócio: capacidade de identificar ameaças e oportunidades.

Delegação como fator de treinamento pessoal
Quando se pensa em treinamento na empresa, lembra-se da área de treinamento como órgão responsável, mas a pessoa responsável pelo treinamento do subordinado é o seu superior imediato.

Fonte: Antônio Bento Rodrigues

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